城野印刷所厳重なセキュリティで機密文書を保管・管理「機密文書等管理場所提供事業」を開始、保管・管理・廃棄までワンストップで

2024.4.5

城野印刷所（熊本県上益城郡益城町）は4月2日、厳重なセキュリティの下で顧客の契約書やカルテ等の機密文書を保管・管理する「機密文書等管理場所提供事業」の本格提供を開始した。

昨今、故意・過失による個人情報の漏洩など、機密文書の管理・取り扱いに関するリスクは企業価値を左右する要因となっている。経営上、機密文書の適切な管理が不可欠で、またコロナ禍以降、テレワークの普及などによりオフィススペースを見直す企業が増え、適切なセキュリティ機能を備えた文書保管場所の需要がさらに高まっている。加えて、自社内での文書管理は、整理や廃棄処理などに人手や手間が必要となり、目に見えないコストが発生する一方で、熊本県内ではそうした文書保管サービスがまだ不足しているのが現状となっている。

同社が新規事業として開始する「機密文書等管理場所提供事業」は、同社の本社社屋2階に新設した文書管理スペースで、機密文書を安全に管理するサービス。本社1階エントランスでのカードキーによる管理をはじめ、2階管理スペースのスマートドアロックによる入退室記録の管理、さらに監視カメラによる24時間監視により安心・安全な文書管理体制を整備している。本社社屋は、熊本地震で被災後、2018年12月に竣工したため耐震性にも優れ、預かり倉庫が防火壁で守られている。

新サービスでは、文書の集荷から入庫、管理、廃棄までをワンストップで提供。預かった荷物は受け取った状態のまま二次元コードで管理され、専用ラックに収納される。システム管理で顧客名、内容、開始日、終了日、保管期間を全て管理し、預かり満了日に専門業者で溶解処分を実施する。保管期間中の一時出庫は文書箱単位でWEB上から依頼できるほか、緊急にも対応し、営業日以外でも連絡日の翌日または翌々日までに到着するよう手配する。